Office 365: Entenda Porquê sua Empresa Deve Fazer Backup

office 365

O Office 365 é uma ferramenta incrivelmente poderosa para empresas de todos os tamanhos, oferecendo uma ampla gama de recursos e funcionalidades para ajudar na produtividade, comunicação e colaboração.

No entanto, muitos proprietários de empresas e profissionais de TI não percebem que mesmo com toda a segurança fornecida pelo Office 365, ainda é essencial fazer backup de seus dados.

Este artigo mostra por que o backup é tão importante para sua empresa proteger seus dados empresariais, mesmo em situações imprevistas.

Então, continue lendo para entender por que fazer backup é fundamental para a continuidade dos negócios e como implementar um plano de backup eficaz usando o Office 365.

O Que Diz a Microsoft?

Saiba que o contrato de licenciamento para o usuário final (EULA) do Office 365 traz muitas informações sobre a sua usabilidade e condições de uso. 

O EULA sempre é mostrado quando instalamos o Office 365 nos nossos computadores ou quando contratamos para uso na nuvem.

Logo no início da instalação o EULA aparece, mas geralmente a grande maioria das pessoas não lê o texto do contrato, apenas aceita e clica no botão para avançar. 

Pois saiba que um dos pontos mais importantes do EULA é que a Microsoft não é responsável por garantir backups dos dados do usuário em seus sistemas. 

Caso queira conferir, essas informações podem ser verificadas na seção 6b do EULA, que aborda as garantias da empresa para os seus usuários.

Nela, a  Microsoft afirma que a companhia não garante a integridade ou disponibilidade dos dados do usuário no caso de alguma interrupção dos serviços.

Para que esse assunto fique mais claro para você, trouxemos aqui exatamente o trecho mencionado:

“Trabalhamos para manter os Serviços em funcionamento; entretanto, todos os serviços online sofrem interrupções e paradas ocasionais, e a Microsoft não é responsável por nenhuma interrupção ou perda que você possa sofrer em decorrência disso.

Em caso de uma interrupção, você não poderá recuperar Seu Conteúdo nem os Dados que você tinha armazenado. 

Recomendamos que você faça backup regularmente do Seu Conteúdo e dos Dados armazenados nos Serviços ou que os armazene usando Aplicativos e Serviços de Terceiros.”

Dessa forma, é imprescindível que você que utiliza o Office 365 realize seus próprios backups de dados para assegurar a proteção dos dados e a recuperação das informações quando necessário. 

Por Que Fazer Backup Do Office 365?

Fazer o Backup do Office é importante para que a sua empresa opere de maneira segura, hospedando seus dados e todas as informações relevantes da sua empresa, como arquivos, imagens, aplicativos, documentos, etc. 

Porém, como já mencionamos, é fundamental que a sua empresa utilize uma plataforma de backup extra seguindo as boas práticas do método 3-2-1

Quais Os Riscos de Perder Dados No Office 365?

O Office 365 armazena seus dados empresariais, porém, a Microsoft não se responsabiliza pela perda das informações. 

Por isso, listamos logo abaixo as ameaças ao Office 365 da sua empresa. Confira!  

Exclusão Acidental

Proteger os dados relevantes da sua empresa contra uma possível exclusão acidental não é uma das garantias do Office 365, como vimos no contrato de licença de usuário final.

Quando um dado é excluído, a maioria dos aplicativos do Office envia o dado para a Lixeira e permanecerá lá pelo período de retenção de 30 dias.

Após este período de 30 dias de retenção o dado que foi excluído é apagado definitivamente do Office.

Por exemplo: se você precisar recuperar um e-mail deletado a 45 dias atrás, você não conseguirá. Imagine se for um e-mail do departamento de RH sobre a aposentadoria de um funcionário? Ou ainda, uma oportunidade de negócio que você está desenvolvendo.

Enfim, a lixeira do Office 365 não é backup e você precisa se proteger.

Ameaças Internas De Segurança

Outro risco do Office 365 é a proteção dos dados da sua empresa em caso de ataques hackers ou mesmo vírus. 

Isso porque, hoje em dia, as ameaças não vêm apenas provocadas por um agente externo, mas elas podem vir de dentro da sua empresa quando, por exemplo, um colaborador acessa um site ou um programa suspeito de forma intencional ou não. 

Ameaças Externas De Segurança

O Office 365 é um alvo atraente para hackers e criminosos cibernéticos devido à sua popularidade e à grande quantidade de informações confidenciais armazenadas na plataforma. Algumas das ameaças cibernéticas comuns ao Office 365 incluem:

  • Ataques de Phishing: E-mails de phishing maliciosos que visam enganar os usuários do Office 365 a divulgar informações confidenciais, como senhas e informações de cartão de crédito.
  • Malware: Softwares maliciosos que podem infectar o Office 365 e causar danos significativos aos dados da empresa.
  • Ransomware: Programas que sequestram arquivos importantes e exigem um resgate para liberá-los.
  • Acesso não Autorizado: Hackers que usam técnicas de força bruta ou roubam credenciais de login para obter acesso não autorizado ao Office 365.
  • Vazamento de Dados: Funcionários ou terceiros mal-intencionados que expõem informações confidenciais da empresa.
  • Engenharia Social: Criminosos cibernéticos que usam informações publicamente disponíveis para obter acesso ao Office 365.
  • Ataques de Negação de Serviço: Tentativas de sobrecarregar os servidores do Office 365 com tráfego excessivo, tornando-o inacessível para os usuários.

Lembrando que a sua empresa precisa garantir a proteção dos dados que circulam na sua empresa, como prevê a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Como Implementar Backup No Office 365?

Como vimos, o Office 365 embora seja muito usado, não tem garantias suficientes quanto ao armazenamento dos dados importantes para as empresas.

Implementar um plano de backup eficaz no Office 365 pode parecer uma tarefa complexa, mas é fundamental para garantir a continuidade dos negócios e proteger os dados de sua empresa contra perda ou corrupção. 

Aqui estão algumas etapas essenciais para implementar um backup no Office 365:

  • Identifique Seus Dados Críticos: Avalie quais são os dados mais importantes para sua empresa e determine quais precisam ser incluídos no plano de backup. Certifique-se de incluir dados de e-mail, arquivos de compartilhamento e documentos armazenados no SharePoint ou OneDrive.
  • Escolha uma Ferramenta de Backup: Existem várias ferramentas de backup disponíveis no mercado que são compatíveis com o Office 365. Certifique-se de escolher uma ferramenta confiável e que atenda às necessidades específicas da sua empresa. 
  • Defina a Frequência de Backup: Determine com que frequência você deseja fazer backup dos dados no Office 365. É importante encontrar um equilíbrio entre a frequência de backup e a capacidade de armazenamento disponível para evitar sobrecarregar os servidores.
  • Configure o Backup: Configure a ferramenta de backup escolhida para incluir todos os dados críticos e definir a frequência de backup. Certifique-se de que os backups sejam armazenados em um local seguro e fora da plataforma do Office 365.
  • Teste Regularmente: Certifique-se de testar regularmente o plano de backup para garantir que os dados possam ser restaurados com sucesso em caso de perda ou corrupção. 

Também é importante garantir que a ferramenta de backup esteja atualizada e funcionando corretamente.

Implementar um plano de backup no Office 365 pode ser um processo complexo, mas é essencial para garantir a segurança e a continuidade dos negócios.

Ao seguir as etapas acima e escolher uma ferramenta de backup confiável, você pode ter tranquilidade sabendo que seus dados estão seguros e protegidos em caso de emergência.

Ferramentas de Terceiros para Backup do Office 365 

Embora o Office 365 tenha bons recursos de segurança, eles não são suficientes para proteger os dados do seu negócio. A própria Microsoft informa no contrato de uso que não há garantias em caso de perda de dados. 

Portanto é importante ter uma estratégia de backup adicional para garantir a segurança e a recuperação de dados no caso de exclusão acidental, corrupção de dados ou ataques cibernéticos.

Aqui estão algumas ferramentas populares de backup para o Office 365:

  • Backup PRO: Uma solução de backup e recuperação para Microsoft 365 que oferece backups automáticos e proteção para e-mails, arquivos e portais. O diferencial desta ferramenta é o suporte técnico em português, demonstração, consultoria e ativação sem custos de implantação.
  • Veeam Backup para Microsoft 365: Uma solução abrangente de backup e recuperação projetada especificamente para proteger os dados do Microsoft 365, incluindo Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams.
  • AvePoint Cloud Backup: Fornece backup e recuperação automatizados para o Microsoft 365, com opções de restauração granular para Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams.
  • Acronis Cyber Backup para Office 365: Uma solução de backup e recuperação abrangente para o Microsoft 365, incluindo proteção para Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams. A Acronis oferece recursos avançados, como criptografia de dados, monitoramento e relatórios, e suporte a várias plataformas de armazenamento.

Dicas Para Escolher a Ferramenta de Backup Para Office 365

Confira as nossas dicas:

Escolher Uma Solução De Backup De Terceiros Confiável E Comprovada

Sem dúvida, o primeiro passo é contratar uma solução de backup de terceiros que seja confiável no mercado, pois, esse cuidado garantirá a segurança das informações da sua companhia. 

Nesse sentido, pesquise por empresas idôneas e que ofereçam soluções compatíveis com a estrutura da sua organização e que atenda as necessidades em termos de custo, tecnologia, suporte e armazenamento. 

Experimente A Demonstração Destes Produtos

Antes de assinar qualquer contrato, é importante que você possa experimentar a solução oferecida pela empresa. Hoje em dia, muitas delas oferecem um período de experiência.

Dessa forma, é possível analisar as funcionalidades disponibilizadas, a segurança das suas soluções e o nível de suporte.

Definir Uma Estratégia De Backup Que Atenda Sua Empresa

Outro ponto que precisa ser analisado ao implementar uma rotina de backups é definir uma estratégia que atenda as necessidades da sua empresa. 

Por isso, é importante analisar o volume de informações que precisam de cópias de segurança e qual o tipo de backup que mais se adequa à rotina da sua companhia. 

Conclusão

Depois de ler o nosso artigo, você entendeu a importância de não contar apenas com a lixeira do Office 365. Lembre-se que contar com um sistema de backup robusto e seguro garantirá a proteção de dados relevantes para a sua empresa. 

A Microsoft oferece alguns recursos de proteção e recuperação de dados internos, como o Versionamento, a Lixeira e a Proteção contra perda de dados.

No entanto, esses recursos não são equivalentes a uma solução de backup completa, pois têm limitações em termos de retenção de dados e capacidade de recuperação granular. 

Portanto, é importante ter uma solução de backup de terceiros para garantir a proteção adequada dos dados.

As soluções de backup para Office 365 ajudam a garantir a continuidade dos negócios, a conformidade regulatória e a redução do risco de perda de dados
Nesse sentido, conheça a solução Backup PRO, que disponibiliza consultoria, suporte técnico e armazenamento dos dados na nuvem.

2022. Todos os direitos reservados. Criado por @setezeromeia.