O Que É Política De Backup E Melhores Práticas Para Elaborá-la

No cenário empresarial atual, o uso de uma política de backup robusta é fundamental para garantir a proteção de dados sensíveis e a continuidade dos negócios. 

Com a crescente dependência de sistemas digitais e o volume exponencial de informações geradas diariamente, estabelecer diretrizes claras para o backup e armazenamento de dados tornou-se uma necessidade crítica.

Esta prática se tornou ainda mais crucial nos dias atuais, considerando a ampla utilização de sistemas digitais e a vasta quantidade de informações geradas pelas empresas. 

Estabelecer regras claras para o uso e armazenamento de backups é fundamental para evitar transtornos maiores relacionados à perda ou ao sequestro de dados.

Imagine o cenário: o que aconteceria se sua empresa perdesse dados vitais para suas operações ou para a tomada de decisões importantes? 

Certamente, as consequências iriam muito além de uma simples dor de cabeça, podendo resultar em prejuízos financeiros significativos.

Por isso, se você deseja criar uma política de backup eficiente, é crucial considerar as principais regras e componentes que não podem ficar de fora dos procedimentos de backup de uma empresa. 

A seguir, apresentaremos os elementos essenciais para uma estratégia de backup robusta e confiável. 

Ao implementar uma política de backup bem estruturada, sua empresa estará melhor preparada para enfrentar desafios relacionados à segurança de dados e garantir a continuidade dos negócios em face de eventuais adversidades.

Lembre-se: um backup eficiente não é apenas uma medida de precaução, mas um investimento vital na resiliência e no futuro do seu negócio. Confira a seguir os componentes essenciais para uma política de backup eficaz!

O Que É Política De Backup?

A política de backup é um conjunto estruturado de diretrizes, procedimentos e regras estabelecidas por uma organização para gerenciar e proteger seus dados digitais.

Ela define como, quando e onde os dados serão copiados e armazenados de forma segura.

Nesse sentido, uma política de backup estabelece critérios para a realização de backups, como frequência ideal, quais os métodos devem ser usados, quais os dispositivos de armazenamento, período de retenção ideal e processo de execução de recuperação de dados. 

O Que Deve Constar Na Política De Backup?

Uma política de backup deve reunir aspectos relacionados à realização de cópias de segurança e à recuperação de dados. 

Sendo assim, é preciso preparar um escopo da política de backup, incluindo os objetivos dos procedimentos, além de especificar quais os sistemas que ela abrangerá, como dados, redes, dispositivos, etc. 

É preciso definir ainda as responsabilidades de todos os colaboradores envolvidos, além da frequência para a realização de backup.

Lembrando que esse aspecto pode variar a partir de aspectos, como criticidade dos dados, limitações de recursos ou taxa de alteração.

Outro item que não pode faltar são os métodos de backup que devem ser usados como, por exemplo, backup completo, backup incremental ou diferencial. 

Determine ainda quais os dispositivos de armazenamento devem ser usados, como armazenamento em nuvem, discos rígidos, fitas, NAS, servidores de armazenamento em rede, etc. 

A retenção de backup é mais um aspecto importante em uma política de backup, que pode ter como referência critérios legais ou as necessidades da sua empresa. Inclua ainda nas regras testes de recuperação de maneira periódica. 

A segurança dos backups deve ser prioridade. Nesse sentido, definir as tecnologias que devem ser usadas é uma boa prática, como restrição de acesso e criptografia. 

Não esqueça de definir também um processo de revisão da política de backup da sua empresa, para manter sempre um processo de melhoria contínua. 

Como Funciona A Política De Backup?

A política de backup funciona como um guia para garantir a proteção e recuperação de dados de uma empresa. 

Nesse sentido, seu funcionamento envolve uma série de critérios, como a identificação das necessidades e requisitos de backup, considerando, por exemplo, a importância de cada informação, ponto de recuperação, tempo de recuperação, etc.  

Além disso, o seu funcionamento depende também de um planejamento e de um minucioso detalhamento dos processos, que devem ser usados em sua implementação da política de backup. 

Qual A Importância Da Política De Backup Na Empresa?

A política de backup é essencial para garantir a proteção de dados críticos de uma organização, principalmente, em caso de falhas humanas e de sistemas, desastres naturais, ataques cibernéticos e outros.

Além disso, a definição de uma política de backup eficiente também pode garantir a continuidade dos negócios. 

Nesse sentido, sua empresa precisa definir critérios para uma recuperação rápida das informações comprometidas, evitando que as operações fiquem paralisadas. 

A política de backup é importante para que a sua empresa cumpra os requisitos legais e regulatórios, estabelecidos pelos órgãos de fiscalização.

O Que Diz A LGPD A Respeito Da Política De Backup?

A Lei Geral de Proteção de Dados determina regras para a coleta, o armazenamento, o processamento e o compartilhamento de dados pessoais. 

Ela não menciona especificamente uma política de backup, porém, ela define quais são os princípios e requisitos que devem guiar a implementação de uma política de backup em conformidade com a legislação de proteção de dados. 

Por exemplo: a  LGPD determina que o tratamento de dados pessoais deve ser feito apenas para finalidades específicas e legítimas. Além disso, ela diz que o titular dos dados deve ter seu consentimento para a coleta, tratamento e compartilhamento. 

Além disso, a lei de proteção de dados também define que somente os dados extremamente necessários para a finalidade específica devem ser coletados e armazenados.

A LGPD determina ainda a obrigatoriedade do uso de medidas de segurança para garantir a proteção de dados pessoais contra acessos não autorizados, perda ou vazamento. 

No caso da retenção de dados, ela também estabelece um limite que os dados podem ser mantidos. 

Quais Os Tipos De Backup?

Na hora de criar uma política de backup, é preciso conhecer quais os tipos de backup que podem ser usados pela empresa. Entre os principais estão o backup completo, incremental e diferencial.

Confira como essas metodologias funcionam:

Backup Completo

O backup completo é um método que executa uma cópia de segurança de todos os dados e arquivos de um sistema, rede ou dispositivo de armazenamento. 

Ou seja, ele copia todos os dados – sem exceção  – existentes em um sistema, banco de dados, servidor de arquivos, máquina virtual, copia tudo para outro repositório, como nuvem, NAS, Storage SAN, disco rígido, armazenamento local, etc. 

Sendo assim, ele cria uma cópia de backup mais completa, visto que adiciona em seu processo todos os arquivos existentes em um sistema.

Em caso de perda de dados, é possível garantir a restauração de todos os arquivos existentes.

Este tipo de backup requer mais espaço de armazenamento e mais tempo para executar o backup.

Backup Incremental

O backup incremental é um modelo usado por empresas que precisam de processos de backup ágeis, quando se tem pouco tempo para fazer o backup.

Isso porque, ele faz a copia apenas dos arquivos modificados ou novos desde o último backup incremental, economizando tempo e espaço de armazenamento. 

Normalmente, o backup incremental é o mais escolhido por empresas que realizam backups frequentes, como diários ou várias vezes ao dia, já que não consome muito espaço ao ser executado regularmente.

Um ponto importante que deve estar previsto na política de backup é incluir periodicamente um backup completo, seguindo fazendo incrementais diariamente. Ex: Backup incremental diário e completo semanal. 

Backup Diferencial

Já o  backup diferencial é um processo que cria uma cópia completa dos dados alterados desde o último backup completo. 

Nesse caso, esse método copia todos os arquivos modificados desde o último backup completo. Após o primeiro backup diferencial, que é semelhante a um backup completo, os subsequentes copiam apenas os dados alterados desde o último backup completo. 

Nesse caso, ele é executado em intervalos regulares, marcando o tempo de cada execução para detectar o ponto de partida do próximo backup. 

Ao fazer a restauração, a empresa pode usar o último backup completo e o último diferencial, tornando o processo de restauração mais rápido. A velocidade de restauração é o principal benefício deste tipo de backup.

Quais As Principais Métricas Para Backup?

Para analisar e acompanhar os processos de backup, é importante considerar duas métricas importantes, que são o RPO e o RTO, que devem fazer parte da política adotada pela empresa.

Entenda cada uma delas:

RPO

O RPO, em português, significa Objetivo de Ponto de Recuperação. Essa métrica está relacionada com o volume de dados que uma empresa pode perder, mas sem deixar de manter as suas atividades em funcionamento, mesmo que seja com recursos mínimos.

Ao monitorar o RPO, é possível compreender quais são as perdas que a empresa consegue tolerar antes que as atividades essenciais sejam comprometidas.

RTO

Já o RTO, em português, quer dizer Objetivo de Tempo para Recuperação. Essa métrica estabelece o tempo de tolerância que uma empresa tem para realizar a recuperação de um sistema após a ocorrência de uma interrupção ou falha.

Essa métrica considera diferentes fatores, como criticidade dos serviços comprometidos e o impacto da interrupção em termos operacionais e financeiros. 

Como Elaborar Uma Sólida Política De Backup?

Além de entender o que é política de backup, qual a sua importância para a continuidade dos negócios, confira quais são os aspectos essenciais para criar procedimentos sólidos, adequados e seguros.

Confira!

Identifique Os Sistemas e Aplicações Críticas

Ao elaborar uma política de backup sólida, o primeiro passo é identificar os sistemas e aplicações críticas da sua empresa.

Esse cuidado é importante nessa estratégia, pois ela permite uma alocação de recursos eficaz, além de possibilitar a definição de metas realistas de tempo de recuperação.

Além disso, essa identificação também proporciona uma melhor adequação das políticas às necessidades específicas de cada sistema e garantia de conformidade e segurança de todas as informações da empresa.

Identifique As Informações Críticas

Além de levantar os sistemas e aplicações críticas, é preciso também identificar as informações sensíveis da sua organização.

Isso é importante, pois permitirá que você dedique seus esforços de backup dos dados mais relevantes para a operação do seu negócio. 

Com isso, em caso de perda ou comprometimento de dados, é possível restaurar rapidamente as informações necessárias para a continuidade das operações.

Além disso, saber quais são os dados críticos contribuem para que você priorize a alocação de recursos de backup. Isso porque, sabemos que nem todos os dados têm o mesmo grau de importância em uma empresa. 

Sendo assim, você garante que as informações mais importantes sejam protegidas de maneira eficiente. 

Identifique o RPO e do RTO

Como já explicamos em tópico anterior, o RPO e o RTO são metas específicas para a recuperação de dados e a retomada das operações após uma interrupção, fatores importantíssimos na elaboração de uma política de backup. 

Ao identificar esses valores, é possível estabelecer metas realistas e mensuráveis para as regras de backup. 

Além disso, você também consegue alocar recursos necessários de acordo com os objetivos definidos, no que se refere a recuperação de dados e retomada das operações. 

Essas metas também permitirão uma identificação dos sistemas e dados que devem ter maior prioridade em um processo de backup.

Classifique E Priorize Os Dados

No processo de criação de uma política de backup, classifique e priorize os dados da sua empresa. Esse cuidado é essencial para direcionar os recursos de backup de maneira muito mais eficiente. 

Sendo assim, as informações mais sensíveis podem ter maior atenção e proteção adequada, já os dados menos relevantes podem ter um tratamento em segundo plano. 

Essa classificação garante, principalmente, a continuidade do seu negócio e a criação de medidas de proteção para garantir a disponibilidade e integridade dos dados.

Escolha O Repositório Do Backup

Outro aspecto que deve ser observado em uma política de backup é escolher o repositório mais adequado para a realização de cópias de segurança.

Lembre-se sempre que essa escolha precisa levar em consideração as necessidades da sua empresa, a segurança dos dados, a disponibilidade de acesso, a capacidade de armazenagem, o tempo de restauração dos dados e também a confiabilidade e conformidade regulatória.

O tipo e tecnologia do repositório influenciam diretamente no tempo de restauração dos dados se tiver um incidente.

Por exemplo: se o seu repositório de backup for a nuvem, o tempo de restauração dos dados será proporcional à velocidade do seu link de internet e do serviço de nuvem.

Se o repositório de backup for um NAS posicionado na sua rede local, a velocidade de restauração será bem mais rápida comparada à nuvem.

Portanto, pense qual será o seu repositório! A combinação de mais de um tipo de repositórios geralmente é o mais indicado. Conheça a regra 3-2-1 e a estratégia D2D2C.

Defina Uma Frequência Do Backup

A definição de uma frequência de backup também não pode ser deixada de lado na criação de uma política de backup. Deverá estar alinhado ao RPO e RTO.

Esse cuidado reduz a possibilidade de perda de dados, já que as cópias de segurança são realizadas regularmente dentro da necessidade da empresa.

Uma frequência de backup adequada é capaz de reduzir o tempo de inatividade em caso de perda ou comprometimento de dados, pois, as informações se manterão sempre atualizadas e o processo de restauração será mais rápido.

Escolha A Estratégia Para As Rotinas De Backup

Uma estratégia de backup eficiente deve estabelecer de que forma os dados serão protegidos e como os backups serão realizados. 

Por isso, é preciso escolher uma estratégia de backup adequada para garantir a proteção dos dados de maneira eficiente, assegurando, assim, a disponibilidade e a integridade das informações críticas. 

Por exemplo: essa estratégia deve levar em consideração o tipo de backup, a periodicidade dos backups e o tipo de armazenamento dos dados.

Defina Quais Dados Serão Copiados

Como já mencionamos, em uma organização nem todas as informações têm o mesmo valor ou importância.

Dessa maneira, é preciso definir quais os dados serão copiados, garantindo que os arquivos mais críticos e relevantes sejam protegidos de maneira adequada e com prioridade. 

Ao escolher os dados, pense sempre que você precisa proteger aquelas informações que assegurarão a continuidade da operação da sua empresa, em caso de falha ou perda de arquivos.

Determine Os Responsáveis Pelos Backups E Restaurações

Em uma política de backup, sua empresa precisa determinar os responsáveis pelas cópias de segurança e restaurações. 

É primordial definir claramente as responsabilidades das partes envolvidas na implementação, monitoramento e manutenção do plano de backup de dados em uma organização. Para isto se recomenda definir uma matriz de responsabilidades.

Essa matriz ajuda a garantir que todas as partes interessadas estejam cientes de suas funções e responsabilidades específicas em relação às atividades de backup e recuperação de dados.

Essa definição evitará ambiguidades de dados e garantirá que as responsabilidades sejam atribuídas de maneira correta, evitando lacunas na proteção dos dados.

Estime Os Custos

Outro aspecto que deve ser considerado na elaboração de uma política de backup é estimar os custos envolvidos nas operações. 

Isso porque, é importante que você faça um planejamento financeiro adequado, alocando recursos para implementar regras de backup de maneira correta.

Sendo assim, leve em consideração custos de hardware, sistema, software, necessidade de armazenamento, e outros recursos necessários.

Além disso, ter uma estimativa de custos contribui para que uma organização tome decisões mais seguras em relação às estratégias de backup.

Reflita sobre o valor dos dados da sua empresa. Pense como seria se houvesse uma perda de dados, tente estimar qual seria o prejuízo financeiro se os dados fossem perdidos.

Esta reflexão poderá deixar claro para a sua empresa se o backup será uma despesa ou investimento.

Defina A Retenção De Backup

A política de backup da sua empresa precisa definir também a retenção de backup, no sentido de assegurar o cumprimento dos requisitos regulatórios e alinhamento com RTO e RPO, além de permitir a recuperação de dados históricos importantes para a sua atividade ou situação. 

Ao estabelecer uma política de backup, determine qual o período que os backups serão retidos para proporcionar a disponibilidade e a proteção dos dados.

O tempo de retenção influenciará diretamente no tamanho do espaço do seu repositório de backup. Quanto maior a retenção, mais você estará protegido e também mais espaço ocupará no repositório.

Conforme mencionado acima, os requisitos regulatórios influenciam diretamente no tempo de retenção.

Por exemplo: na área de saúde, o Conselho Federal de Medicina (CFM) determina que o prazo mínimo para a preservação dos prontuários de pacientes deve ser de 20 anos a partir do último registro.

Faça Teste De Recuperação

Defina regras para a execução de testes de recuperação, pois eles ajudam a analisar se os backups estão funcionando adequadamente e se os arquivos podem ser restaurados com sucesso.

Esse cuidado garante a integridade dos backups e a identificação de problemas ou falhas, que afetam a capacidade de recuperação dos dados quando necessário, além de avaliar a eficiência e o tempo de recuperação.

Aqui entra novamente sobre a matriz de responsabilidades, sendo importantíssimo deixar documentado na política o responsável por restaurar os dados em caso de um incidente.

Promova Monitoramento De Backup

Não deixe de realizar um monitoramento regular no backup. Esse cuidado é importante para verificar a conformidade da política de backup, identificar falhas, além de analisar a integridade dos backups e otimizar seu desempenho.

Essa rotina permitirá que as informações estejam protegidas de maneira adequada e que as medidas necessárias sejam aplicadas para manter a disponibilidade e a integridade das informações. 

O Que Deve Conter Na Política De Backup?

Uma política de backup robusta deve conter diferentes aspectos críticos para garantir a segurança e a continuidade das operações da empresa.

Confira os elementos que não podem faltar na política de backup da sua empresa:

Escopo E Objetivos

Um dos elementos mais importantes é a definição do escopo e objetivos desse documento. 

Sendo assim,  ele deve incluir todos os dados, arquivos e sistemas que  farão parte dos processos de backup.

Além disso, é preciso definir ainda metas de recuperação, como RTO e RPO, que explicamos ao longo do artigo. 

Nesta seção inclua todo o contexto em que o os procedimentos de backup e recuperação irão atuar. Inclua desenhos e detalhes de toda a coleta de informações que você fez durante o processo de preparação.

Quais aplicações, criticidade dos dados para o negócio, e visão geral do ambiente deverão estar documentados nesta seção.

Frequência De Backup

O documento precisa definir também a periodicidade dos backups com base na importância dos arquivos sensíveis para a operação da empresa. 

Por exemplo: dados sensíveis fundamentais para as atividades podem exigir backups diários ou até mais frequentes, enquanto informações menos críticas podem ter intervalos maiores de execução de backups. 

Tipos De Backup

Inclua na sua política de backup quais os tipos de cópias de segurança, que serão realizadas, como os métodos completo, incremental, diferencial ou mesmo uma combinação dessas metodologias.

Métodos De Armazenamento

Não deixe de determinar os métodos de armazenamento adequados para a realização dos backups, que incluem dispositivos locais, servidores remotos ou sistemas em nuvem.

Opte sempre por aquele dispositivo que mais se adequa das necessidades e realidade da sua empresa. 

Procedimentos De Recuperação

A política de backup deve definir ainda as etapas e também as responsabilidades para a restauração dos dados em caso de perda.

Ou seja,  é preciso direcionar um profissional que será responsável por cada fase do processo, desde a execução do backup até a restauração completa dos dados. 

Testes E Auditorias

Os testes e auditorias não podem ficar de fora da frequência dos testes de recuperação e auditorias para assegurar a eficácia da política de backup.

Esse cuidado é importante porque os testes garantem que os processos de restauração operam de forma adequada e os arquivos possam ser recuperados de maneira confiável.

Segurança

As questões relacionadas à segurança também precisam fazer parte da política de backup.

Sendo assim, inclua medidas de proteção desses processos, como a criptografia e controle de acesso a sites, redes, dispositivos e sistemas.

Como Garantir A Segurança Dos Backups Da Sua Empresa?

Para garantir a segurança dos backups da sua empresa, é essencial usar tecnologias de proteção de dados como, por exemplo, a criptografia que permite que os dados estejam ilegíveis para usuários sem autorização de acesso ao sistema. 

Além disso, é essencial que você defina controles de acessos rigorosos às cópias de segurança, atribuindo permissões adequadas e apenas para usuários autorizando. 

Invista também em um dispositivo de armazenamento seguro, que pode ser um sistema em nuvem ou local. 

Não deixe de usar sistemas de monitoramento e detecção de atividades suspeitas ou não autorizadas em relação aos backups, permitindo, assim, a identificação e uma resposta rápida a possíveis violações de segurança.

Priorize também testes de segurança regulares para corrigir erros e eventuais vulnerabilidades. Faça, por exemplo, testes de penetração, auditorias de segurança ou revisões de políticas de segurança.

Realize ainda estratégias de redundância e diversificação do armazenamento para possibilitar que as cópias de segurança estejam disponíveis sempre que necessário. 

Invista em treinamentos das equipes que lidam com dados sobre as práticas corretas de segurança.

Realize também auditorias periódicas para garantir a conformidade com as políticas de segurança e as regulamentações atuais, garantindo que as práticas de backup estejam sempre em conformidade com as diretrizes estabelecidas.

Conclusão

Uma política de backup garante a proteção dos dados da empresa, permitindo a recuperação em caso de desastres, garantindo a continuidade dos negócios e o atendimento aos requisitos regulatórios.

Definir regras de backup é essencial para uma boa gestão de dados da sua organização. 

Ao criar uma política de backup, não deixe de investir nos melhores sistemas de armazenamento, como servidores em nuvem, que garantem total segurança aos dados da sua empresa. 

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