Criar uma política de backup em qualquer empresa é essencial, pois contém diretrizes e procedimentos que proporcionam a proteção de dados sensíveis e a continuidade dos negócios de uma empresa.
Hoje em dia, com a ampla utilização de sistemas digitais e com a grande quantidade de informações geradas pelas companhias, estabelecer regras de uso, backup e armazenamento de dados evita transtornos maiores no que se refere à perda ou sequestro de dados.
Já imaginou o que aconteceria em casos de perda de dados vitais para a operação da sua empresa ou para a tomada de decisões importantes? Certamente, muito mais do que dor de cabeça, você poderia ter prejuízos financeiros significativos.
Por isso, se você quer criar uma política de backup eficiente, confira as principais regras e os componentes que não podem ficar de fora dos procedimentos de backup de uma empresa. Confira!
O Que É Política De Backup?
A política de backup é, basicamente, um conjunto de procedimentos e diretrizes estabelecidos por uma empresa ou organização no sentido de proteger os dados e garantir sua disponibilidade, principalmente após um incidente, como desastres naturais, falhas ou roubo de dados.
Nesse sentido, uma política de backup estabelece critérios para a realização de backups, como frequência ideal, quais os métodos devem ser usados, quais os dispositivos de armazenamento, período de retenção ideal e processo de execução de recuperação de dados.
O Que Deve Constar Na Política De Backup?
Uma política de backup deve reunir aspectos relacionados à realização de cópias de segurança e à recuperação de dados.
Sendo assim, é preciso preparar um escopo da política de backup, incluindo os objetivos dos procedimentos, além de especificar quais os sistemas que ela abrangerá, como dados, redes, dispositivos, etc.
É preciso definir ainda as responsabilidades de todos os colaboradores envolvidos, além da frequência para a realização de backup.
Lembrando que esse aspecto pode variar a partir de aspectos, como criticidade dos dados, limitações de recursos ou taxa de alteração.
Outro item que não pode faltar são os métodos de backup que devem ser usados como, por exemplo, backup completo, backup incremental ou diferencial.
Determine ainda quais os dispositivos de armazenamento devem ser usados, como armazenamento em nuvem, discos rígidos, fitas, NAS, servidores de armazenamento em rede, etc.
A retenção de backup é mais um aspecto importante em uma política de backup, que pode ter como referência critérios legais ou as necessidades da sua empresa. Inclua ainda nas regras testes de recuperação de maneira periódica.
A segurança dos backups deve ser prioridade. Nesse sentido, defina as tecnologias que devem ser usadas, como restrição de acesso e criptografia.
Não esqueça de definir também um processo de revisão da política de backup da sua empresa, para manter sempre um processo de melhoria contínua.
Como Funciona A Política De Backup?
A política de backup funciona como um guia para garantir a proteção e recuperação de dados de uma companhia.
Nesse sentido, seu funcionamento envolve uma série de critérios, como a identificação das necessidades e requisitos de backup, considerando, por exemplo, a importância de cada informação, ponto de recuperação, tempo de recuperação, etc.
Além disso, o seu funcionamento depende também de um planejamento e de um minucioso detalhamento dos processos, que devem ser usados em sua implementação da política de backup.
Qual A Importância Da Política De Backup Na Empresa?
A política de backup é essencial para garantir a proteção de dados críticos de uma organização, principalmente, em caso de falhas humanas e de sistemas, desastres naturais, ataques cibernéticos e outros.
Além disso, a definição de uma política de backup eficiente também pode garantir a continuidade dos negócios.
Nesse sentido, sua empresa precisa definir critérios para uma recuperação rápida das informações comprometidas, evitando que as operações fiquem paralisadas.
A política de backup é importante para que a sua empresa cumpra os requisitos legais e regulatórios, estabelecidos pelos órgãos de fiscalização.
O Que Diz A LGPD A Respeito Da Política De Backup?
A Lei Geral de Proteção de Dados determina regras para a coleta, o armazenamento, o processamento e o compartilhamento de dados pessoais.
Ela não menciona especificamente uma política de backup, porém, ela define quais são os princípios e requisitos que devem guiar a implementação de uma política de backup em conformidade com a legislação de proteção de dados.
Por exemplo: a LGPD determina que o tratamento de dados pessoais deve ser feito apenas para finalidades específicas e legítimas. Além disso, ela diz que o titular dos dados deve ter seu consentimento para a coleta, tratamento e compartilhamento.
Além disso, a lei de proteção de dados também define que somente os dados extremamente necessários para a finalidade específica devem ser coletados e armazenados.
A LGPD determina ainda a obrigatoriedade do uso de medidas de segurança para garantir a proteção de dados pessoais contra acessos não autorizados, perda ou vazamento.
No caso da retenção de dados, ela também estabelece um limite que os dados podem ser mantidos.
Como Elaborar Uma Sólida Política De Backup?
Além de entender o que é política de backup, qual a sua importância para a continuidade dos negócios, confira quais são os aspectos essenciais para criar procedimentos sólidos, adequados e seguros.
Confira!
Identifique Os Sistemas e Aplicações Críticas
Ao elaborar uma política de backup sólida, o primeiro passo é identificar os sistemas e aplicações críticas da sua empresa.
Esse cuidado é importante nessa estratégia, pois ela permite uma alocação de recursos eficaz, além de possibilitar a definição de metas realistas de tempo de recuperação.
Além disso, essa identificação também proporciona uma melhor adequação das políticas às necessidades específicas de cada sistema e garantia de conformidade e segurança de todas as informações da companhia.
Identifique As Informações Críticas
Além de levantar os sistemas e aplicações críticas, é preciso também identificar as informações sensíveis da sua organização.
Isso é importante, pois permitirá que você dedique seus esforços de backup dos dados mais relevantes para a operação do seu negócio.
Com isso, em caso de perda ou comprometimento de dados, é possível restaurar rapidamente as informações necessárias para a continuidade das operações.
Além disso, saber quais são os dados críticos contribui para que você priorize a alocação de recursos de backup. Isso porque, sabemos que nem todos os dados têm o mesmo grau de importância em uma empresa.
Sendo assim, você garante que as informações mais importantes sejam protegidas de maneira eficiente.
Identifique o RPO e do RTO
O RPO e o RTO são metas específicas para a recuperação de dados e a retomada das operações após uma interrupção, fatores importantíssimos na elaboração de uma política de backup.
Ao identificar esses valores, é possível estabelecer metas realistas e mensuráveis para as regras de backup.
Além disso, você também consegue alocar recursos necessários de acordo com os objetivos definidos, no que se refere a recuperação de dados e retomada das operações.
Essas metas também permitirão uma identificação dos sistemas e dados que devem ter maior prioridade em um processo de backup.
Classifique E Priorize Os Dados
No processo de criação de uma política de backup, classifique e priorize os dados da sua empresa. Esse cuidado é essencial para direcionar os recursos de backup de maneira muito mais eficiente.
Sendo assim, as informações mais sensíveis podem ter maior atenção e proteção adequada, já os dados menos relevantes podem ter um tratamento em segundo plano.
Essa classificação garante, principalmente, a continuidade do seu negócio e a criação de medidas de proteção para garantir a disponibilidade e integridade dos dados.
Escolha O Repositório Do Backup
Outro aspecto que deve ser observado em uma política de backup é escolher o repositório mais adequado para a realização de cópias de segurança.
Lembre-se sempre que essa escolha precisa levar em consideração as necessidades da sua empresa, a segurança dos dados, a disponibilidade de acesso, a capacidade de armazenagem, o tempo de restauração dos dados e também a confiabilidade e conformidade regulatória.
O tipo e tecnologia do repositório influenciam diretamente no tempo de restauração dos dados em caso de um incidente.
Por exemplo: se o seu repositório de backup for a nuvem, o tempo de restauração dos dados será proporcional à velocidade do seu link de internet e do serviço de nuvem.
Se o repositório de backup for um NAS posicionado na sua rede local, a velocidade de restauração será bem mais rápida comparada à nuvem.
Portanto, pense qual será o seu repositório! A combinação de mais de um tipo de repositórios geralmente é o mais indicado. Conheça a regra 3-2-1 e a estratégia D2D2C.
Defina Uma Frequência Do Backup
A definição de uma frequência de backup também não pode ser deixada de lado na criação de uma política de backup.
Esse cuidado reduz a possibilidade de perda de dados, já que as cópias de segurança são realizadas regularmente dentro da necessidade da empresa.
Uma frequência de backup adequada é capaz de reduzir o tempo de inatividade em caso de perda ou comprometimento de dados, pois, as informações se manterão sempre atualizadas e o processo de restauração será mais rápido.
Escolha A Estratégia Para As Rotinas De Backup
Uma estratégia de backup eficiente deve estabelecer de que forma os dados serão protegidos e como os backups serão realizados.
Por isso, é preciso escolher uma estratégia de backup adequada para garantir a proteção dos dados de maneira eficiente, assegurando, assim, a disponibilidade e a integridade das informações críticas.
Por exemplo: essa estratégia deve levar em consideração o tipo de backup, a periodicidade dos backups e o tipo de armazenamento dos dados.
Defina Quais Dados Serão Copiados
Como já mencionamos, em uma organização nem todas as informações têm o mesmo valor ou importância.
Dessa maneira, é preciso definir quais os dados serão copiados, garantindo que os arquivos mais críticos e relevantes sejam protegidos de maneira adequada e com prioridade.
Ao escolher os dados, pense sempre que você precisa proteger aquelas informações que assegurarão a continuidade da operação da sua empresa, em caso de falha ou perda de arquivos.
Determine Os Responsáveis Pelos Backups E Restaurações
Em uma política de backup, sua empresa precisa determinar os responsáveis pelas cópias de segurança e restaurações.
É primordial definir claramente as responsabilidades das partes envolvidas na implementação, monitoramento e manutenção do plano de backup de dados em uma organização.
Para isto se recomenda definir uma matriz de responsabilidades.
Essa matriz ajuda a garantir que todas as partes interessadas estejam cientes de suas funções e responsabilidades específicas em relação às atividades de backup e recuperação de dados.
Essa definição evitará ambiguidades de dados e garantirá que as responsabilidades sejam atribuídas de maneira correta, evitando lacunas na proteção dos dados.
Estime Os Custos
Outro aspecto que deve ser considerado na elaboração de uma política de backup é estimar os custos envolvidos nas operações.
Isso porque, é importante que você faça um planejamento financeiro adequado, alocando recursos para implementar regras de backup de maneira correta.
Sendo assim, leve em consideração custos de hardware, sistema, software, necessidade de armazenamento, e outros recursos necessários.
Além disso, ter uma estimativa de custos contribui para que uma organização tome decisões mais seguras em relação às estratégias de backup.
Reflita sobre o valor dos dados da sua empresa. Pense como seria se houvesse uma perda de dados, tente estimar qual seria o prejuízo financeiro se os dados fossem perdidos.
Esta reflexão poderá deixar claro para a sua empresa se o backup será uma despesa ou investimento.
Defina A Retenção De Backup
A política de backup da sua empresa precisa definir também a retenção de backup, no sentido de assegurar o cumprimento dos requisitos regulatórios, além de permitir a recuperação de dados históricos importantes para a sua atividade ou situação.
Ao estabelecer uma política de backup, determine qual o período que os backups serão retidos para proporcionar a disponibilidade e a proteção dos dados.
O tempo de retenção influenciará diretamente no tamanho do espaço do seu repositório de backup. Quanto maior a retenção, mais você estará protegido e também mais espaço ocupará no repositório.
Conforme mencionado acima, os requisitos regulatórios influenciam diretamente no tempo de retenção.
Por exemplo: na área de saúde, o Conselho Federal de Medicina (CFM) determina que o prazo mínimo para a preservação dos prontuários de pacientes deve ser de 20 anos a partir do último registro.
Faça Teste De Recuperação
Defina regras para a execução de testes de recuperação, pois eles ajudam a analisar se os backups estão funcionando adequadamente e se os arquivos podem ser restaurados com sucesso.
Esse cuidado garante a integridade dos backups e a identificação de problemas ou falhas, que afetam a capacidade de recuperação dos dados quando necessário, além de avaliar a eficiência e o tempo de recuperação.
Aqui entra novamente sobre a matriz de responsabilidades, sendo importantíssimo deixar documentado na política o responsável por restaurar os dados em caso de um incidente.
Promova Monitoramento De Backup
Não deixe de realizar um monitoramento regular no backup. Esse cuidado é importante para verificar a conformidade da política de backup, identificar falhas, além de analisar a integridade dos backups e otimizar seu desempenho.
Essa rotina permitirá que as informações estejam protegidas de maneira adequada e que as medidas necessárias sejam aplicadas para manter a disponibilidade e a integridade das informações.
Como Garantir A Segurança Dos Backups Da Sua Empresa?
Para garantir a segurança dos backups da sua companhia, é essencial usar tecnologias de proteção de dados como, por exemplo, a criptografia que permite que os dados estejam ilegíveis para usuários sem autorização de acesso ao sistema.
Além disso, é essencial que você defina controles de acessos rigorosos às cópias de segurança, atribuindo permissões adequadas e apenas para usuários autorizando.
Invista também em um dispositivo de armazenamento seguro, que pode ser um sistema em nuvem ou local.
Não deixe de usar sistemas de monitoramento e detecção de atividades suspeitas ou não autorizadas em relação aos backups, permitindo, assim, a identificação e uma resposta rápida a possíveis violações de segurança.
Priorize também testes de segurança regulares para corrigir erros e eventuais vulnerabilidades. Faça, por exemplo, testes de penetração, auditorias de segurança ou revisões de políticas de segurança.
Realize ainda estratégias de redundância e diversificação do armazenamento para possibilitar que as cópias de segurança estejam disponíveis sempre que necessário.
Invista em treinamentos das equipes que lidam com dados sobre as práticas corretas de segurança.
Realize também auditorias periódicas para garantir a conformidade com as políticas de segurança e as regulamentações atuais, garantindo que as práticas de backup estejam sempre em conformidade com as diretrizes estabelecidas.
Conclusão
Uma política de backup garante a proteção dos dados da empresa, permitindo a recuperação em caso de desastres, garantindo a continuidade dos negócios e o atendimento aos requisitos regulatórios.
Definir regras de backup é essencial para uma boa gestão de dados da sua organização.
Ao criar uma política de backup, não deixe de investir nos melhores sistemas de armazenamento, como servidores em nuvem, que garantem total segurança aos dados da sua empresa.
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